我曾在微软工作近十四年，深刻知道，邮件确实是国外企业（尤其是美国）的第一沟通工具。我们在入职的时候，甚至经受过写邮件的培训。开头怎么写，字体怎么选，结尾怎么说，微妙的情绪怎么拿捏。等等等等。

大家确实很喜欢用邮件，也很依赖用邮件。想想黑莓。之所以那么火，就是因为有两点：1）实体键盘；2）push mail 的服务。所谓 push mail，就是把异步的邮件，变成实时通知。看看黑莓曾经的成功，你就知道邮件是多重要了。

我过去十几年收发的邮件，有几十个 G 的大小。所有这些邮件，我还都一直存着。有时也会翻出来看看。我在微软技术部门时，就是在邮件产品部门。所以对邮件更理解。

所以，说说我的看法。

国外喜欢用邮件，或者说中国人不喜欢用邮件，有三个原因。

第一，就是企业邮件的普及。

虽然我们也曾经有过新浪邮件，QQ 邮箱，网易邮箱，但这些都是 “个人邮箱”。

@microsoft.com，这是企业邮箱。@qq.com，这是个人邮箱。

很多公司给我发邮件时，都是 qq 邮箱。我就知道，这家公司还没有完成内部信息化。在用免费的网络邮箱。

为什么企业邮箱很重要？假如你公司有 1000 人，每个人都用自己的 qq 邮箱，你怎么记得住每一个人？拿小本子记吗？这就阻碍了内部协同。而当你用了企业邮箱后，从 “组织通讯录” 里选人发邮件，才能真正提高协同效率。

美国的企业邮箱普及率很高。有了企业邮箱，就相当于有了一套 “账户系统”。基于这套账户系统，慢慢开花结果，长出了各种各样的协同方式，甚至邮件文化。

中国也有公司尝试过做企业邮箱。比如张小龙。他的 foxmail 卖给腾讯后，做了腾讯企业邮箱。但一直没有成为主流。

第二，写邮件能力开始了逆向选择。

一旦邮件变成了人的第一工具，工具就会反过来逆向选择人。

你会不会起标题？懂不懂结构化表达？知不知道什么时候用 “回复”，什么时候用 “全部回复” 更礼貌？把谁放在 “抄送” 栏，符合规矩？什么时候用 “密送”？什么时候该回复，什么时候重启一封新邮件？如何不用一直看电脑，但又让人感觉自己无时不在？请假或者出差，如何设定 “Out-Of-Office” 的消息？该不该用颜色、加粗、大字、下划线强调自己的句子？

能极好地掌握这些明规则和潜规则，才能在从来没有见过面的人当中，获得对方的认可，好感，甚至支持。他们更有机会做得比别人好。相反，不会写邮件的人，就会有晋升的障碍。

写好邮件，不是晋升充分条件，但一定是必要条件。你读一些高管的邮件，会感觉，有一些邮件，已经不是邮件是技术了，而是表达的艺术。

逐渐，每一个重要岗位上的人，都是写邮件的高手。这就是土壤。这个土壤，又会继续逆向选择。写邮件，就变成了见面之外的，第二礼仪。

第三，然后移动互联网来了。

然后，移动互联网来了。WhatsApp 来了。微信来了。这种极高效的即时沟通工具来了。

什么是即时沟通？

我刚才说，邮件是异步沟通。我发邮件的时候，你不一定在电脑旁。我先发，你有空再看。但是即时沟通，是我拿着手机，你也拿着手机，我们同时聊。

即时沟通，当然比异步沟通效率高。但是，也有缺点。那就是不结构化。所以，各有优缺点。

但是，但是，但是，写不结构化的东西，要容易啊。

这就像内容产品，从公众号到视频号，是势不可挡的。为什么？因为写文章的难度，远远大于拿手机自拍。能拍视频的人，远远多于能写文章的人。所以，不管你多喜欢公众号，视频号都是未来。

但是，我们在从不同的起点，走向那个未来。中国企业因为没有经历过完整的邮件时代，所以直接从电话时代，走向微信时代。而美国呢，则是从邮件时代，走向 WhatsApp 时代。

对中国个人和企业来说，从电话迁移到微信，太容易了。本质这两个都即时沟通工具。但对美国企业来说，从邮件迁移到 WhatsApp，就难很多。因为要从异步沟通，迁移到即时沟通。这意味着，他们在邮件时代建立的所有社会共识和文化，都要推倒重来。

所以，在中国，微信迅速变成了全部。而在美国，WhatsApp 只是邮件的有益补充。

这就像信用卡和移动支付。

美国有极其完善的信用卡体系。所以 PayPal 来了，但大部分人，在大部分场合还在用信用卡。那个系统太完善了。PayPal 是有益补充。而中国，因为信用卡还远远不够完善，本来就不习惯用信用卡的你，就直接跳过了这个历史。

电商也是一样。今天美国线下零售非常完善。所以电商来了，成了有益补充。但中国的零售还很比薄弱，效率还很低，电商就来了。立刻，对传统零售摧枯拉朽。

说了这么多，总结一下。

虽然说，我们进入了即时消息时代，甚至进入得比美国更彻底。但我还是建议你要学会写一封好邮件。因为，那样的异步沟通，更能练习你的结构化表达。节省彼此的时间。

经常有人在微信上问我问题。我会回答：写封邮件给我吧。然后，然后经常就没有然后了。因为把自己的想法，结构化表达出来，太难了。但是，这也太重要了。

祝你，能写一封好邮件。

今天分享的书籍是《深度成长》上月刚出的新书，有价值的内容极少，不推荐阅读，从书中摘录几条能用得上的职场技巧。在发送电子邮件之前，你还应该知道哪些注意事项？下面就是你应该了解的一些规则。

1. 每封电子邮件都要尽可能简洁，同时还要包含必要的信息。这样的邮件不仅可以节省你的时间，更重要的是，也可以节省收件人的时间。

2. 回邮件速度越快，邮件就越短。

3. 如果收件人事先不知道会收到这封邮件，要告诉对方发邮件的前因后果。如果和对方是第一次通过邮件沟通，你可以写‌‌“我们上个月在××会议见过面‌‌”。如果给经常联系的合作伙伴发邮件，则可以写‌‌“这封邮件是关于我们合作项目的下一阶段安排‌‌”。

4. 把你的‌‌“要求‌‌”或‌‌“要做的事情‌‌”放在邮件开头，不要放在最后，而且要清楚明确。这样可以让收件人立刻明白你想要什么。

5. 如果回复要求有最后期限，请告诉对方。如果不要求紧急回复，也请告诉对方。

6. 如果不需要回复，并且电子邮件仅供参考，请告诉对方。

7. 尽可能提出具体的问题。‌‌“你觉得这个建议怎么样？‌‌”不是一个好问题，‌‌“本周五我们是否可以继续接受供应商两万美元的提议？‌‌”就是一个比较好的问题。

8. 在可能的情况下使用项目符号或编号。这样会比读文本更容易。

9. 当事情真的很重要时，大胆说出来。

10. 不要在电子邮件中使用太多粗体。

11. 使用易辨识的字体。漫画字体不是易辨识的字体。

12. 收到邮件后，如果不能马上回复，要简要地回复对方一声，告诉对方你什么时候会回复，但没有必要长篇大论地解释目前你手头上的哪些事情妨碍了你马上回复，说一句‌‌“这个星期五回复你‌‌”就足够了。这样就避免了对方继续追问你的麻烦，也让对方有时间做出安排。

13. 最少的邮件抄送人数对于完成工作很有必要。电子邮件抄送的人越多，人们的责任感就越低，你得到的及时回复就越少。如果你的邮件确实涉及很多人，那就有针对性地提出问题，减少混乱（如‌‌“莎莉，你能把第四季度的最新安排发一下吗？‌‌”）。

14.只有真正需要时才使用‌‌“回复全部‌‌”。不要做那种占据整个部门收件箱的人。

15. 如果电子邮件链接上的某人不需要再出现在网络讨论中，下一次回复时可以通过密送方式在邮件开头告诉对方。（‌‌“萨姆，感谢把我介绍给玛丽，我会密送邮件给你。‌‌”）

16. 不要突然单方面把一个人介绍给另一个人，要在双方都同意，并且机会合适时再牵线搭桥，还要确保他们对联系感兴趣，而且愿意共享信息。如果你过于冒失，人们可能都会害怕听到你的声音。

17. 不要在一个邮件中讨论两个话题，每个话题都用新邮件、新主题和新的收件人。

18. 不要‌‌“跟帖‌‌”，如果19个人回复过‌‌“不错‌‌”，就不需要你回复第20个‌‌“我觉得很棒‌‌”。

19. 商业邮件中记得在邮件末尾写上联系方式和你的职位，但是要略去通信地址和传真号码（除非你经常使用这些内容）。

20. 如果你和很忙的人通邮件，之后的跟进是有必要的，这也很正常。如果你一两周都没有收到对方的回复，可以写一封简短的跟进信，把之前的邮件发给对方。大多数大忙人可能至少需要一次类似的提醒，但这样的提醒不要超过3次。

21. 跟进邮件至少48小时之后再发，除非情况特别紧急。许多人把电子邮件当作一种通信形式而且可能还有比马上给你回信更要紧的事情要处理。

22. 如果收到一封带情绪的邮件，不要急着回复。如果事情很紧急，就打电话联系。