分配时间有效三法则

你的工作是否像永无止境的‌‌“打鼹鼠‌‌”？

据麦肯锡咨询公司发表的报告，上班族每天把28%的时间用来读、写或者回复邮件。我们都听说过这样的建议——对所有收件箱的邮件或任务内容划分优先顺序，会有事半功倍的效果。但如果不是呢？

担任斯坦福大学商学院高管培训师兼讲师的依德•巴提斯特（Ed Batista）最近给《哈佛商业评论》写去了这样的建议：大部分高效率的人并不对所有事情划分优先顺序——他们把重要的事情分好类，然后把其它微不足道的直接扔一边去。

巴提斯特说，在急诊中，医生们会对病人进行分类选择治疗，判断谁病情危急，谁可以等待，没事的人就完全不用去管。在商界里，分类选择的方式由两部分组组成——对重要的事情划分优先顺序，以及‌‌“大方地把微不足道的全部扔一边去。‌‌”

当对所有事情进行了优先次序划分之后，我们自认为重要的那部分会被优先处理，其它没那么重要的放在后面慢慢来做。但实际上，这是一个没有尽头的‌‌“后面‌‌”。

相反，他认为我们的时间和精力都是有限的资源。在办公室里就算花再多努力再多时间也好，领导者和其他人永远都无法达到满足双方的平衡状态。因此，巴提斯特建议领导者们给自己定一个临界点：选择那些值得他们花费时间和精力的内容，其它的一律拒绝掉。

不得不承认，这个做法很难，尽管这样，巴提斯特说我们必须为重要的那一部分争取时间。否则，我们会发现最后一切都白费了。他说，虽然这听起来有点苛刻，但是如果过多地考虑别人的反应，或者担心自己会留下冷漠的形象，那么，这就恰恰导致了我们把大部分时间都耗在了微不足道的事情上面。

对于分类选择的方式，做得好与做不好两者之间只是一线之隔。巴提斯特说，我们当中很多人就是担心会跨越了这条线，没能做好，所以从不尝试。

巴提斯特提供了3 个法则帮助我们消除忧虑：

1.重新定义永无止境的工作清单

实际上，自己永远不可能全部完成清单上工作，回复所有邮件，又或者接纳所有应邀。对于这个情况，要保持一个平静的心态。巴提斯特说，这并不是失败的表现，而是成功的一面。‌‌“（因为）别人看上了我们的时间和精力呀！‌‌”与其努力‌‌“清空‌‌”收件箱，不如设法创造一个已再无重要邮件的收件箱。

2.把精力集中在临界点上

时刻提醒自己，不要对所有事情排列先后顺序，而是坚持自己的底线：选取对自己最重要的那部分即可，其它微不足道的都视若罔闻吧。

3.别人不满意，自己满意

巴提斯特说，我们并不要求所有人都满意。为了能高效地做到分类选择，我们必须学会说出心底的那句‌‌“不行‌‌”，而不能对重要的东西作出让步。

深度工作是 开启‌‌“心流‌‌”的钥匙

有一个叫Len的美国小伙，不到30岁就已经在工作、生活上取得了很大成就。

看看他这些闪瞎眼的标签：

#20岁以下期权交易专家

#25岁以下期权交易公司经理

#百万富翁

#全国桥牌比赛冠军

不过世界是公平的，爱情方面Len是个十足的Loser，他性格内向、对人冷淡，和他约会过的女人都怀疑他心理有问题，抱怨他缺乏正面情绪。

这件事让Len很郁闷，幸好他有足够的钱请来最好的心理学家帮他解决烦恼。

这位心理学家花了整整5年研究他，发现他一点心理创伤都没有，而且恰恰属于正向情感位列前5%的那类人。

因为Len在生活中一直体验着一种心流（flow）状态：

从他进入期权交易所开始，从早上9：30到交易所关闭都沉浸在flow中；

下班后他喜欢玩桥牌，从出手那一刻到游戏结束又让他继续flow。

也就是说，在女友们看来Len比较闷，只是因为他的快乐‌‌“不求外物，反求诸己‌‌”。

所谓‌‌“心流‌‌”，是指人们在做某些事情时那种全神贯注、投入忘我的状态。

这种状态下，你甚至感觉不到时间的流逝，但当事情完成后，会获得极大的满足感和充实感。

源源不断的心流体验，让Len成为了一个真·快乐黄金单身汉，就像Sheldon在Howard婚礼上对自己生活的概括：

或许我自己太有意思无需他人陪伴，我祝你们在另一半身上得到的快乐，与我给自己的一样多。

心流理论奠基人Mihaly Csikszentmihalyi认为，一个人的能力与所要做的事情的挑战难度都比较高，并且能力与挑战难度相等时，Flow状态才会出现。

心流这种超乎寻常的体验，不仅替你创造极高的实际价值，还带你领悟工作和生活中的各种乐趣。

要达到这种状态并不容易，需要多种因素合力促成。

但任何一种心流体验，都离不开高度集中的注意力和深度工作的状态。

2

创造性工作

都来自于深度工作

卡尔·纽波特教授在自己的书《深度工作》中把日常工作分为Deep Work（深度工作）和Shallow Work（浮潜工作）。

深度工作是指在相对没有干扰、注意力集中的情况下，将认知能力伸展到极限的一种行为状态，它可以创造出一些新事物，通常具有不可替代性。

常见的有科学研究、发明、创作一本书、准备考试、学习、运营公司等等。

浮潜工作指的是各种能够在注意力分散状态下进行的工作或行为，这类工作更容易被替代，比如收发邮件、开会、刷微信等。

这类工作的共同点就是，轻松，也不需要太多地学习或练习。

显而易见，长期从事深度工作的人更可能获得‌‌“高效、优质处理复杂困难事务‌‌”的能力，成为我们口中的精英。

其中，深度工作的核心是：长时间保持注意力高度集中。

《深度工作》中指出：

高质量的工作=时间投入x 专注度

就算你从早上8点加班到晚上10点，每天工作整整14小时，最多只能证明你勤勉，无法证明你有能力。

重要的还是看这14个小时内你都做了些什么。

3

达成深度工作的

十个小贴士

要达到深度工作并不容易，其关键在于：在尽可能少调动意志力的情况下，制定深度工作计划，锻炼长时间保持专注工作的状态，形成习惯。

结合Cal给出的建议，这里是一些立等可取的小贴士：

放下你的手机

手机是对于持续专注和学习的头号干扰源。

控制刷手机的时间及频率，做到开始工作后就不要打开APP（比如微博、微信、淘宝、小红书、游戏等等）。

把他们的通知都关掉，试试把手机屏幕冲下放在桌上或抽屉里，总之尽可能不去注意手机。

再进一步，把手机关静音或者开飞行模式，这样连骚扰电话和优惠短信都能一块屏蔽。

社交媒体断食

尝试一段时间不看朋友圈或订阅号（如果要留下一个，请留下领英！），看看到底会错过什么？——地球离了互联网照转，但你将节省大量时间。

效率软件下得越多越没效率

不要去尝试那些所谓的‌‌“效率专家‌‌”给你推荐的软件，列一个最简单的清单其实就够了。用笔写下来或用手机自带的记事本。

散步能够帮助你思考

这里讲的是广义的散步，通勤时间也可理解为一个散步。

开车、坐地铁到办公室的途中，是一段很好的思考时间。好好利用这半小时、一小时，整理一天的工作思路，在脑子里列出清单，可以极高地提高效率。

如果遇到跟文字相关的工作，比如写总结、文章、PPT等，散步时更容易理清思路。

写不下去的时候，到楼下或周围绿地走上几圈，一边走一边在脑子里重复去过手头上所有的材料，文章轮廓会慢慢清晰。

断舍离可以，但别过度整理

有些桌子乱就乱吧，如果你见过杰夫·贝佐斯、比尔·盖茨和乔布斯曾经的桌子，你就知道大佬们也没有多井井有条啊。

过度整理也是一种干扰和浪费时间。那些花时间把有道云和印象笔记整理的十分完美的人，留给Deep Work的时间应该不多了吧。

早起，中午健身

不用我说你也知道早上是一天中精力最集中的时刻了吧，老生常谈了。

有个比较新的观点是失眠的时候不要躺在床上硬睡，起来找点事做，一直到累了，再躺回床上。

很多公司上班时间相对自由，那么把去健身房的时间留到中午或下午某个时段。

这样的好处是用运动把上、下午两段工作时间隔开，运动后你也会更加神清气爽，头脑清楚。

做无可替代的事，剩下的雇人做

每个人都有自己无可替代的Deep Work，所以安排自己做这些工作，雇别人完成其他的。

记住，不要谈论你正打算做的事，一切让结果说话。

意志力极易被消耗，但也可以锻炼

千万不要高估你的意志力，它极其有限且容易被消耗。但相对的，它也如肌肉一般，过度使用会造成疲劳，但也可以被锻炼。

多做深度阅读，按照Cal的分类，阅读也是Deep Work，特别是那些花费很多精力去消化和理解，长而深入的文章。

为自己保证一个读书时间，比如睡前一小时。翻开手边任意一本书或是kindle，开始读！而不把时间浪费在刷微博、刷知乎看短视频上。

习惯成自然

创造惯例很关键，一个连贯的工作流程是Deep Work的前提。

根据实际情况划分工作时间，留出整块的时间用于深度学习、工作、阅读和思考，每天重复。

把重要电话、会议和外出及一切需要处理的杂事都安排到一天集中处理。

记录Deep Work的时长

如果试着做一个时间清单，把一天24小时内，所做的事情花费的时间详细记录下来，你会背后一凉，因为你会发现大部分时间，都是被浪费掉的。

每周回顾一下这些时间组成，如果Deep Work的数字很低，想想原因是什么，如何改善。

写在最后

这些方法难度都不高，做到它们，也不会让你的日常工作生活天翻地覆。但是，世界上所有‌‌“最简单也最困难‌‌”的事情都一样——贵在坚持。

就像Cal在最后结论部分说的，深度工作的大前提是：

深度的生活并不是适合所有人。

你需要为此付出艰苦的努力，从根本上改变你的习惯。

对于很多人来说，快速地收发电子邮件和在社交媒体上发信息所带来的繁忙假象会给他们带来慰藉，深度的生活却是要你摆脱这些东西。

聪明如你，一定知道如何选择。

10年来，丽莎·康顿（Lisa Congdon）的日子一直都像‌‌“沙丁鱼罐头‌‌”一样塞得满满当当。作为美国波特兰的一名艺术家兼作家，她总要同时应对5到20个项目，要在日常生活中抽出尽量多的时间来完成这些任务。 最终，在工作了10年之后，她开始因为压力过大而出现各种各样的病症——慢性背痛、上颈疼痛和头痛。 ‌‌“我会因为焦虑而半夜惊醒，胃总是不舒服，入睡也很困难。‌‌”她说。 很多人都会感觉一天里的时间不够用，无法完成需要完成的各种事情。原本只需要几分钟就能做完的事情可能延长到几个小时，导致其他工作不断积压。 对多数人来说，解决办法就是利用晚上或周末的时间加班，这也导致很多人感觉筋疲力尽、压力山大，甚至身体被掏空。但是否存在这样一种可能：减少工作时间反而能多完成一些任务？ 时间管理的错误观念 康顿以前经常从上午8点开始，一直马不停蹄地工作到晚上7点。 人们非常容易落入这样的陷阱——这让我们误以为每天工作8小时或更长时间便可增加产出，给同事和老板留下深刻印象。但实际上，就连传统的朝九晚五工作制也无益于提升效率。 一项职场研究发现，上班族平均每天会被打断87次，导致他们很难全天保持效率和专注。 了解了取舍之道后，康顿开始调整自己的工作方式，还改变了全天的工作安排，好让自己不必一天到晚不停地工作也能完成同样的产出。她决定以45分钟为单位将一天的时间分割开来，并希望在这些严格限制的时间段内尽可能提高工作效率。 想要在较短的时间内保持专注和精力，关键就是为这些时间段赋予灵活性——你可以使用其中一些时间段来锻炼，一些用于冥想，还有一些用于工作。康顿发现，在工作日内休息有助于减轻压力，从而在分配的工作时间内实现更好的结果。 这么做很有道理，因为有研究发现，我们的效率与工作日里挤出的工作时间关系不大，反而与休息时间关系较大。 2014年，社交网络公司The Draugiem Group使用时间追踪效率应用研究了该公司效率最高的员工都有哪些特殊的习惯。 令人意外的是，10%效率最高的员工的工作时间并不比其他人长——他们的工作时间甚至经常连8个小时都不到。相反，他们之所以能够实现较高的工作效率，关键在于，每集中精力工作52分钟，他们就会休息17分钟。 虽然文化因素会迫使我们全天候待命工作，但在硅谷担任顾问，《休息一下：工作越少，反而产出越高！》（Rest：Why You Get More Done When You Work Less）的作者Alex Soojung-Kim Pang 认为，这无助于我们提高效率，也无法帮助我们想出有创造力的解决方案。 他表示，研究反而强调了休息的重要性。 ‌‌“整体而言，偶尔长时间工作的确会提升效率，但久而久之，这些好处就会消失。‌‌”Pang说，‌‌“代价高昂的错误会增加，因此通过延长工作时间获得的好处会消失。‌‌” 伊利诺伊理工学院的雷蒙德·范泽尔斯特（Raymond Van Zelst）和维拉德·可儿（Willard Kerr）在1951年发现，每周到办公室工作25小时的科学家的工作效果不比每周只来5小时的科学家更高。 事实上，只需要集中精力工作1至3小时，效果就堪比一个完整的传统工作日。对《深入工作：在心烦意乱的世界里聚焦成功的法则》（Deep Work：Rules for Focused Success in a Distracted World）的作者卡尔·纽珀特（Cal Newport）来说，这是因为忙碌未必代表效率。 ‌‌“由于缺乏明确指标衡量工作的成效和价值，很多员工都会回归到工业化时代的效率指标：以肉眼可见的方式做很多事情。‌‌”纽珀特说。 为了给别人留下印象而工作似乎也没有效果。波士顿大学商学院的顾问们进行的调查发现，管理者根本看不出员工是真的一周工作80小时，还是假装为之。 利用分神时刻 为了摆脱这种陷阱，不再过分看重流于表面的忙碌，纽珀特建议形成一种‌‌“深入工作‌‌”的习惯——也就是集中注意力，不分散精力的能力。 有很多方法可以帮助我们掌握深入工作这项艺术——既可以专门为了特定任务而长时间休息，也可以培养日常习惯，或者像‌‌“新闻工作者‌‌”那样抓住一天中可以深入工作的时刻。无论采用哪种方法，关键都是要确定你集中精力的时间长度，然后坚持下去。 纽珀特还推荐通过‌‌“深入安排‌‌”来对抗不断出现的干扰因素，在更短的时间内完成更多的工作。‌‌“在任何一个时点，我都会制定大约一个月后的深入工作计划。一旦做好安排，我都会像对待预约医生或重要会议一样保护这些时间不被占用。‌‌”他写道。 另外一种在更短的时间内完成更多工作的方法，就是重新思考你一天中最看重的事情——尤其是你制定待办事项列表的方式。《散乱：用无序改变生活》（Messy：The Power of Disorder to Transform Our Lives）一书的作者蒂姆·哈福特指出，20世纪80年代初的一项研究将一群大学生分成两组：他们建议其中一组制定月度目标和活动计划，另外一组则被建议制定更加细致的目标和活动计划，最好具体到每一天。 研究人员原以为每天制定计划的学生在执行任务时效果最好，但实际情况并非如此：细致的计划反而会降低学生的积极性。哈福特认为，经常会出现一些难以避免的干扰因素，导致每天制定的待办事项难以完成，而如果在这些列表中腾出一些空间来即兴发挥，反而能获得最好的效果。 为了让多数人集中精力，我们还需要主动休息，或者就像纽珀特所说，主动‌‌“偷懒‌‌”。 ‌‌“放空并不是休假、放纵或缺点，‌‌”它对大脑的作用就像维生素D对人体一样不可或缺……虽然听起来有些矛盾，但放空的确是完成任何工作所必不可少的因素。‌‌“他说。 哈佛医学院精神病学助理教授斯里尼·皮莱（Srini Pillay）认为，休息与效率之间这种违反直觉的联系可能源自我们大脑的运作方式。当我们的大脑时而专注一项任务，时而分散精力时，效率往往更高。"很多人不明白的是，为了完成这些任务，他们需要使用专注和分心两种大脑回路。"皮莱说。他曾经写过一本名为《释放涣散思维的力量》（Tinker, Dabble, Doodle Try: Unlock the Power of the Unfocused Mind）的书来阐述这个主题。一些取得巨大成就的人都会充分利用这种现象。"例如，塞雷纳·威廉姆斯（Serena Williams）就经常说，集中精力和放松精神对网球都非常重要。"皮莱说。沃伦·巴菲特（Warren Buffett）也会在日程表里安排一些空白时段，因为他发现，呆呆地坐着思考比填满全天的日程重要得多。微软联合创始人比尔·盖茨（Bill Gates）也从这位亿万富豪那里学会了这种方法。 变废为宝 哈佛大学心理学家马修·吉林斯沃斯（Matthew Killingsworth）和丹尼尔·基尔伯特（Daniel Gilbert）进行的研究发现，我们约有46.9%的时间不会思考眼前的事情。 通过充分利用一天中精神萎靡的时刻，或许是提高效率的关键——往往在上午10点左右，午饭之后或下午3点左右，我们的效率就会开始下降。 以往，自由职业网络Working Not Working联合创始人贾斯汀·吉格奈克（Justin Gignac）很少会在日常工作中预留偷懒的时间。但现在，他认为专门抽时间放松，让大脑天马行空地思考是非常重要的事情。很多成功人士也都批判了‌‌”工作越多，效果越好‌‌“的错误观念。 他最近每天晚上工作结束后，都会躺在新买的吊床上。 ‌‌”点上几根蜡烛后，我就会躺在吊床上，什么也不干。‌‌“他说，‌‌”这很神奇。给大脑充分的自由空间非常重要，这可以帮助我思考全局，而不仅局限于眼前的事情。‌‌“